Cómo firmar electrónicamente un documento en Ecuador, paso a paso

Para firmar electrónicamente un documento necesitas dos cosas: un certificado de firma electrónica vigente (en archivo .p12 o en token) emitido por una entidad acreditada por ARCOTEL, y un programa que aplique esa firma al documento. El programa oficial y gratuito en Ecuador es FirmaEC: abres el PDF, eliges tu certificado, escribes la contraseña y el programa genera una copia firmada. Pegar la imagen de tu firma en un PDF no es firma electrónica.

Firmar electrónicamente un documento: qué necesitas

1. Certificado de firma electrónica vigente. Lo emiten las entidades de certificación acreditadas que publica ARCOTEL, en archivo (.p12) o en token USB. Si aún no lo tienes, revisa cómo sacar la firma electrónica.
2. La contraseña del certificado. Solo la conoces tú: la ley exige que los datos de creación de la firma estén bajo tu control exclusivo (art. 15, literal d).
3. Un programa de firma. FirmaEC es el oficial y gratuito; hay otros, con las limitaciones que explicamos abajo.
4. El documento en un formato que se pueda firmar, de preferencia PDF.

Cómo firmar electrónicamente un documento PDF con FirmaEC

El resumen es de cuatro pasos (el detalle de cada pantalla está en nuestra guía de FirmaEC):

1. Descarga e instala FirmaEC desde su sitio oficial, firmadigital.gob.ec.
2. En la pestaña Firmar, elige el documento y el tipo de certificado (archivo o token).
3. Escribe la contraseña del certificado. Si es un PDF, puedes elegir si la firma será visible y dónde.
4. FirmaEC guarda una copia firmada del documento. Esa copia es la que envías; si la modificas después, la firma deja de ser válida.

Antes de firmar, FirmaEC revisa que tu certificado no esté caducado ni revocado y que lo haya emitido una entidad acreditada, y toma la fecha y hora de un servidor, no de tu computadora.

¿Y con Adobe Acrobat u otro programa?

Las preguntas frecuentes de FirmaEC responden que técnicamente sí se puede firmar con Adobe Acrobat Reader usando tu certificado. Pero advierten tres cosas:

• La validez de ese documento se verifica igual con FirmaEC.
• Otros programas usan la fecha y hora del equipo, que se puede manipular; FirmaEC usa la de un servidor.
• Algunos sistemas no siguen los estándares internacionales de firma y eso puede impedir constatar la validez en el software oficial.

Por eso el sitio oficial recomienda firmar también con FirmaEC. Si una plataforma de tu empresa firma documentos por su cuenta (por ejemplo, un sistema de contratos), pide que el resultado se pueda validar en FirmaEC.

Firmar un documento de Word con firma electrónica

Word y Excel de escritorio permiten agregar una firma digital con un certificado, según la ayuda de Microsoft:

1. Importa tu certificado al computador: en Windows, al hacer doble clic en el archivo .p12 se abre el asistente de importación de certificados; necesitarás su contraseña.
2. En el documento, ve a Insertar › Agregar una línea de firma y completa los datos del firmante.
3. Haz clic derecho en la línea de firma y elige Firmar; selecciona tu certificado.

Microsoft aclara que para crear una firma digital hace falta un certificado de firma que demuestre la identidad. El problema práctico en Ecuador es la verificación: si quien recibe el documento usa FirmaEC o LibreOffice, un Word firmado puede no mostrarse como firmado. Por eso, para contratos y oficios, lo más seguro es exportar a PDF y firmar el PDF con FirmaEC.

Firmar documentos desde el celular

FirmaEC Móvil, la app oficial para Android e iPhone, permite según su descripción firmar y verificar documentos y validar certificados en archivo P12 o PFX. Sirve para firmar un documento puntual sin computador; si firmas con token o firmas muchos documentos, usa la versión de escritorio. La descarga está explicada en la guía de FirmaEC.

Cómo se realiza la firma digital de un documento (lo que pasa por dentro)

Cuando firmas, el programa calcula una huella única del documento y la cifra con tu clave privada, que está en el .p12 o en el token. Esa huella cifrada, junto con tu certificado, queda dentro del archivo. Por eso la firma garantiza:

• Autenticidad: se puede comprobar quién firmó, porque el certificado lo emitió una entidad acreditada.
• Integridad: si alguien cambia una coma después de firmar, la huella ya no coincide y la firma aparece inválida.
• Fecha: queda registrado cuándo se firmó; FirmaEC toma la hora de un servidor y no la del computador.

Esto explica los errores más comunes: agregar comentarios, comprimir el archivo o editarlo después de firmar rompe la integridad.

Qué documentos se pueden firmar

FirmaEC firma archivos PDF, XML y documentos de LibreOffice (odt, ods, odp, entre otros). Si tu documento está en Word o Excel, conviértelo a PDF y firma el PDF: el sitio oficial advierte que un documento de Microsoft Office firmado y abierto en LibreOffice (o al revés) no muestra el estado de firmado y se puede modificar sin darse cuenta, con lo que pierde la validez.

Entre los documentos que una empresa firma electrónicamente con más frecuencia están contratos con clientes y proveedores, cotizaciones aceptadas, actas, oficios, informes, órdenes de compra y documentos que se suben a portales del Estado. Siempre conviene confirmar que quien los recibe acepta documentos firmados electrónicamente y cómo los va a verificar.

Las facturas y demás comprobantes electrónicos del SRI son otra cosa: los firma tu sistema de facturación con el mismo certificado .p12, no se firman a mano en FirmaEC.

Firma escaneada no es firma electrónica

Lo mismo vale para el sello visible o el código QR que FirmaEC estampa en un PDF: son una imagen informativa. El sitio oficial aclara que escanear el QR no verifica la validez y que el estampado, por sí solo, no significa que el documento esté firmado.

Por qué tiene validez: lo que dice la ley

La Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos establece que la firma electrónica tiene igual validez y los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita y que se admite como prueba en juicio (art. 14). Para ser válida, debe (art. 15):

• ser individual y estar vinculada exclusivamente a su titular;
• permitir verificar la autoría e identidad del firmante;
• usar un método de creación y verificación confiable, seguro e inalterable;
• tener sus datos de creación bajo control exclusivo del firmante al momento de firmar; y
• estar controlada por la persona a quien pertenece.

Además, se presume que un documento firmado electrónicamente lleva la voluntad de quien lo firmó (art. 16). Por eso nunca se presta el certificado ni se comparte su contraseña.

Cómo verificar un documento firmado

Si te envían un documento firmado, ábrelo en FirmaEC, pestaña Verificar: muestra quién firmó, en qué fecha y qué entidad emitió el certificado. Es la forma que el sitio oficial reconoce para verificar la validez.

Cuándo pedir ayuda

Si en tu empresa se firman muchos contratos, órdenes o actas, conviene definir por escrito quién firma, con qué certificado y dónde se archiva el documento firmado, antes de que cada persona lo haga a su manera.